Prezentaciju pripremite i za slučaj da je na dan događanja morate otvoriti bez interneta. To je preporuka za organizaciju, a ne najava problema s mrežom. Odvojite provjeru sadržaja od provjere opreme kako biste znali što još treba potvrditi s dvoranom.
Pošaljite tehničke potrebe prije najma
U najam dvorane uključeni su projektor i Wi-Fi. To ne potvrđuje priključak na vašem računalu, model dostupnog adaptera ili opremu za zvuk. Na stranici prostor i oprema provjerite objavljeni popis, a za ostalo napišite konkretan zahtjev.
Navedite računalo koje donosite i njegove priključke. Ako prezentacija ima video ili zvuk, dodajte to u upit. Za prijenos uživo opišite namjeravani način rada i vlastitu opremu. Nemojte pretpostaviti da popis standardne opreme uključuje mikrofon, kameru ili tehničara.
Pripremite datoteke koje možete otvoriti sami
Spremite završnu prezentaciju na računalo koje donosite. Kao pričuvnu verziju razmotrite PDF za slajdove koji ne ovise o animacijama. Provjerite što se u toj verziji gubi, osobito ako su animacije dio objašnjenja. Pričuvni dokument treba biti čitljiv i bez govornikova sjećanja na izvorni slajd.
Ako prikazujete video, provjerite možete li ga reproducirati u uvjetima koje ćete koristiti. Poveznica na mrežni sadržaj nije isto što i datoteka na računalu. Zabilježite slajdove koji ovise o prijavi u aplikaciju pa prije događanja provjerite imate li pristup na vlastitom uređaju.
Pogledajte prezentaciju očima publike
Na jednom slajdu ostavite sadržaj o kojem upravo govorite. Za gustu tablicu pripremite zaseban prikaz važnog dijela ili materijal koji sudionici mogu čitati sami. Kratka provjera vidljivosti iz publike korisnija je od zaključka da sve izgleda dobro na malom zaslonu računala.
Uključite provjeru zvuka ako ga program traži. Reproducirajte stvarni isječak, umjesto da provjeravate samo otvara li se aplikacija. Za zajednički rad provjerite i kako ćete pokazati upute sudionicima nakon što izađete iz prezentacije. Raspored publike razmotrite u vodiču za sjedenje.
Dogovorite vrijeme za provjeru u prostoru
U upitu za najam dvorane navedite da trebate vrijeme za spajanje računala i provjeru prikaza. Potvrdite kada možete ući i je li to vrijeme obuhvaćeno najmom. Dolazak prije publike planirajte prema dogovorenom pristupu prostoru.
Za više govornika napravite popis tko donosi računalo. Razmotrite mogu li se odobrene datoteke otvoriti s jednog uređaja. Ako trebate mijenjati uređaje, svaku promjenu uvrstite u pripremu. Napajanje i potrebne adaptere provjerite prije nego ih navedete kao riješene.
Odredite postupak ako dio prikaza ne radi
Voditelj treba znati može li nastaviti s pričuvnim slajdovima ili objasniti sadržaj uz flipchart. Dvorana ima flipcharte i markere, ali unaprijed pripremite što ćete na njima pokazati. Nemojte planirati cijelu radionicu oko pričuvnog načina koji niste prošli.
Sažetak potreba pošaljite preko kontakta: uređaj, priključak, sadržaj sa zvukom i vrijeme provjere. Za raspored seminara nastavite na vodič za organizaciju seminara. Na vlastitom popisu jasno odvojite ono što nosite od onoga što je potvrđeno u ponudi.