Broj stolica je samo početak razgovora o rasporedu. Za radionicu trebate znati kako će ljudi raditi, kamo će gledati i gdje će odložiti materijale. Sljedeći prijedlozi pomažu opisati željeni postav. Ne predstavljaju potvrđene rasporede ili kapacitete dvorane za pojedinu aktivnost.
Opišite što ljudi rade tijekom programa
Uz svaku aktivnost napišite slušaju li sudionici, razgovaraju u cijeloj grupi ili rade u manjim skupinama. Zabilježite trebaju li pisati na papiru ili koristiti računalo. Ako se te aktivnosti izmjenjuju, objasnite koja traje najdulje i zahtijeva najviše radne površine.
Polaznik koji treba gledati prezentaciju i istodobno zapisivati ima drukčije potrebe od gosta na kratkom predavanju. Stolovi mogu biti važniji od ukupnog broja sjedala. Pošaljite taj opis uz broj ljudi kako bi se mogao potvrditi postav koji odgovara radu.
Redove razmotrite za pretežno slušanje
Za program usmjeren na govornika i platno možete predložiti stolice u redovima. U upitu navedite koliko će biti pitanja i trebaju li polaznici imati površinu za bilješke. Razmotrite i način podjele materijala, kako se ulaz u dvoranu ne bi pretvorio u mjesto zadržavanja.
Provjerite vidljivost sadržaja iz dijela prostora najudaljenijeg od platna. Sitna tablica koju govornik čita na računalu možda nije prikladna za publiku. Prije događanja povećajte tekst i izdvojite podatke o kojima ćete govoriti. Za provjeru cijele prezentacije koristite tehnički vodič.
Zajednički stol i skupine imaju drukčiju svrhu
Za razgovor u kojem svi sudjeluju možete predložiti raspored koji sudionicima omogućuje da vide jedni druge. Za zadatak u manjim skupinama opišite veličinu skupine i materijale na stolu. Nemojte pretpostaviti da jedna fotografija prostora potvrđuje baš takav raspored za vaš broj ljudi.
Ako se rad u skupinama nastavlja izlaganjem rezultata, planirajte gdje će se rezultati pokazati. Papiri ili flipchart trebaju mjesto s kojeg ih grupa može pratiti. Oprema i fotografije dvorane daju polazište za upit, a izvedbu treba dogovoriti.
Promjenu postava uključite u raspored
Premještanje stolova tijekom pauze zauzima vrijeme i prostor. Prije nego ga obećate voditelju radionice, pitajte je li promjena izvediva i tko bi je obavio. Materijali koje su polaznici ostavili na stolovima također trebaju plan.
Za planiranje razmotrite može li jedan dogovoreni raspored pokriti cijeli program. Ako ne može, u nacrtu označite trenutak promjene i željeno stanje nakon nje. Prijelaz s predavanja na praktični rad zatim provjerite s osobom koja priprema prostor.
Potvrdite kapacitet za vlastiti postav
Dvorana u Gacka 16 ima 90 m² i objavljeni maksimum do 70 ljudi, ovisno o postavu. Taj maksimum nije broj mjesta za svaki oblik rada. U ponudi tražite potvrdu rasporeda za svoju grupu, uključujući potrebe sudionika koje utječu na prolaze ili položaj sjedala.
Preko stranice najam dvorane pošaljite broj ljudi i kratak opis aktivnosti. Za pripremu sadržaja nastavite na planiranje poslovne radionice. U poruci opišite predloženi postav pa zatražite potvrdu prije slanja konačnih uputa voditelju.