Za ciklus edukacija pošaljite sve željene datume u jednom upitu. Uz svaki navedite broj polaznika, vrijeme korištenja i način rada. Potom provjerite što je potvrđeno za svaki termin posebno. Potvrda prvog dana ne potvrđuje cijeli niz.
Primjer: tim prvi put dolazi na uvodnu radionicu, a drugi put radi na zadatcima. Uvodu treba pogled na platno, drugom susretu stolovi za bilješke. Ista grupa ne znači isti postav.
Jedna tablica za sve termine
Svaki susret dobiva svoj redak i naziv, da se ne prepoznaje samo po datumu. U svakom retku ista polja:
- Željeni datum i prihvatljiv alternativni.
- Ulazak organizatora, početak programa i izlazak nakon spremanja.
- Očekivani broj sudionika i željeni postav.
- Oprema i dodatci za taj dan.
- Status dogovora i osoba u vašoj tvrtki koja potvrđuje promjene.
Dok prijave traju, broj polaznika vodite kao procjenu. Ako dio tima dolazi samo jednom, upišite to u njegov redak. Za razmještaj stolova pomaže vodič o rasporedu sjedenja, ali prijedlog postava ne smatrajte potvrđenim kapacitetom.
Što se ponavlja, a što mijenja
Zajedničke potrebe napišite jednom, a odstupanja uz datum. Isti predavač možda svaki put nosi svoje računalo, a na završnom susretu nastupa gost. Za taj dan provjerite promjenu uređaja i vrijeme za tehničku probu.
Dogovorite i materijale između termina. Dok čuvanje u prostoru nije posebno dogovoreno, računajte da ih nosite sa sobom. Slobodan datum u kalendaru ne znači da možete doći večer prije ili ostaviti stvari do idućeg tjedna.
ZagrebSpace ima dvoranu u Gackoj 16. Stranicu radionice i edukacije uzmite kao polazište, a u upitu opišite svoj niz. Popust za ciklus ne uračunavajte dok ga ponuda ne navede.
Promjene imaju jednog pošiljatelja
Imenujte osobu koja šalje promjene prostoru. Predavač može predložiti drukčiji početak, ali netko mora provjeriti kako to utječe na dolazak sudionika i uvjete najma. Izmjena u vašem kalendaru ne mijenja dogovor s prostorom.
Uz ponudu tražite postupak promjene datuma ili broja ljudi, uvjete otkazivanja i način obračuna. Pitajte i što se događa s ostatkom dogovora ako jedan susret otpadne. Uvjete spremite uz tablicu, a nakon svake prihvaćene izmjene upišite novu verziju i datum potvrde.
Prije pozivnica provjerite svaki susret
Usporedite potvrdu s retcima tablice. Datume koje tek razmatrate držite odvojeno od potvrđenih. Polaznicima šaljite samo dogovorene upute za taj susret, uz adresu i upute za dolazak.
Nakon prvog termina zapišite što treba promijeniti. Možda je vježba trajala dulje ili je grupi trebao drukčiji raspored stolova. Prijedlog pošaljite prije idućeg susreta i provjerite stane li u dogovoreno vrijeme.
Česta pitanja
Mogu li potvrditi samo dio datuma?
Možete, ako to napišete. U upitu navedite prihvaćate li dio niza ili trebate sve termine zajedno, pa ćete odgovor moći usporediti s potrebom.
Treba li isti broj ljudi na cijelom ciklusu?
Navedite broj po susretu i pitajte kako se promjena obračunava. Postav i dodatke provjerite za svaki datum. Jedan zbirni broj prikriva razlike među susretima.
Pošaljite raspored cijelog ciklusa
Preko kontakta pošaljite ispunjen popis termina i zajedničke potrebe. Tražite odgovor po datumima, s uvjetima za cijeli niz. Prihvaćenu verziju podijelite s predavačem i osobom koja odobrava trošak.
