Pošaljite jednu poruku koja kaže kada trebate prostor, koliko vas je i što radite u njemu. Na kraju tražite ukupnu ponudu s uvjetima. Upit od jedne rečenice, samo s datumom i pitanjem za cijenu, dobije odgovor na pitanje koje niste postavili.
Evo kako to izgleda. Edukacija je od 10 do 14 sati. Predavač dolazi sat ranije, a nakon završetka treba još pola sata za spremanje materijala. U upitu piše samo "10 do 14", pa ponuda pokriva samo to. Napišite oba vremena: program i cijeli boravak.
Napišite što znate, a što tek procjenjujete
Datum, broj ljudi i budžet ne moraju biti konačni. Samo to označite. Na primjer: "očekujemo 24 sudionika, prijave traju do kraja mjeseca, možemo i drugi dan istog tjedna". Tako dobivate ponudu koja se može prilagoditi, a ne ponudu za broj koji ste izmislili.
Opišite i što ljudi rade. Slušaju predavanje, pišu za stolovima ili rade u skupinama? Fotografija prostora ne kaže hoće li vaš raspored stati. Polazište je stranica prostor i oprema, a postav za svoju grupu tražite potvrditi u ponudi.
Predložak koji možete kopirati
Kopirajte tekst u poruku i popunite polja. Što vam ne treba, izbrišite. Što ne znate, označite kao procjenu.
Predmet: Upit za najam dvorane
- Tvrtka i kontaktna osoba: ___
- Vrsta događaja: ___
- Željeni datum: ___
- Alternativni datum: ___
- Broj sudionika i je li konačan: ___
- Program od - do: ___
- Pristup prostoru od - do, s pripremom i spremanjem: ___
- Aktivnosti i željeni raspored stolova ili stolica: ___
- Oprema koju donosimo: ___
- Oprema koju trebamo od prostora: ___
- Kava za broj osoba: ___
- Ostale potrebe i otvorena pitanja: ___
Molimo potvrdu prikladnog postava i uključene opreme te ponudu s razdobljem korištenja, ukupnim iznosom s PDV-om, uvjetima plaćanja i pravilima promjene ili otkazivanja. Javite nam i što je s naše strane potrebno za potvrdu rezervacije.
Program priložite samo ako objašnjava korištenje prostora. Za prvi razgovor dovoljan je kratak raspored s vremenima ulaska i izlaska. Osobne podatke sudionika ne šaljite.
Kad stigne ponuda, vratite se svom upitu
Pročitajte je redak po redak uz svoju poruku. Stoje li isti datum i isti sati? Je li pokrivena priprema? Obračunavaju li se dodatci za stvarni broj ljudi? Ako nešto fali, tražite dopunu prije nego što išta prihvatite.
Dvorana u Gackoj 16 ima objavljen popis opreme u najmu, a samoposlužna kava plaća se po osobi. Aparati za espresso na popisu zato ne znače da je kava u cijeni najma. Aktualne cijene i uvjete pogledajte na stranici najam dvorane.
Česta pitanja
Moram li znati konačan broj sudionika?
Ne. Pošaljite procjenu i napišite kada očekujete konačan broj. Pitajte kako se promjena broja odražava na postav i ponudu.
Znači li ponuda da je termin rezerviran?
Ne pretpostavljajte. Pitajte što je potrebno za potvrdu rezervacije i tko je daje. Gostima obećajte termin tek kad to imate napismeno.
Pošaljite upit
Popunjen predložak pošaljite preko kontakta. Ako trebate više termina, stavite cijeli popis u istu poruku. Odgovor sačuvajte uz program da osoba koja odobrava trošak vidi što točno prihvaća.
