Budžet poslovnog događaja mora pokriti cijelo vrijeme u prostoru i vaše vlastite troškove, ne samo najam. Počnite ponudom dvorane, dodajte dodatke koje stvarno trebate i procjene držite u zasebnom stupcu. Prazno polje za cijenu nije nula.
Zamislite da šefu pošaljete na odobrenje samo cijenu najma. Kava još nije dogovorena, materijale ćete tiskati kasnije, a predavač putuje o svom trošku. Odobren iznos tada ne opisuje događaj koji pripremate, a razliku otkrijete kad je račun već tu. Kratka tablica to pokaže prije odobrenja.
Tablica koju razumije i druga osoba
Za svaki redak upišite naziv troška, količinu, cijenu po jedinici i iznos. Dodajte izvor cijene i status: potvrđeno, procjena ili čeka ponudu. Status upišite i kad trošak ne postoji, na primjer ako materijale već imate.
U tablicu stavite četiri skupine:
- Najam za potvrđeno vrijeme ulaska i izlaska, uključujući pripremu.
- Dodatke prostora, uz broj osoba ili drugu osnovu obračuna.
- Vlastite troškove, poput honorara predavača i tiska materijala.
- PDV i iznos koji stvarno plaćate prema primljenim ponudama.
Pričuvu ne upisujte kao trošak dobavljača. Ako je osoba koja odobrava želi, prikažite je kao interni iznos za nepredviđeno i dogovorite tko odlučuje o njezinu korištenju.
Usporedite ponude za isti događaj
Dvije ponude možete usporediti tek kad pokrivaju isti broj ljudi i isto vrijeme. Ako imate pripremu prije dolaska publike, upišite je u obje. Razliku između satnog i dnevnog najma razradili smo u vodiču o trajanju najma.
Prije nego opremu upišete kao trošak, provjerite što je već u najmu. Na stranici prostor i oprema naveden je popis, među ostalim projektor, Wi-Fi, flipcharti s markerima te stolovi i stolice. Sve što nije na popisu opišite zasebno i tražite potvrdu.
Dodatak se plaća po stvarnoj potrebi
Samoposlužna kava plaća se po osobi. Zapišite za koliko osoba je tražite i provjerite po čemu je ponuda obračunava. Broj sudionika i broj osoba za kavu ne moraju biti isti, ali razlika mora biti jasna.
Ako dio programa ima manje polaznika, recite to prije ponude. Za hranu i druge potrebe pitajte što je moguće i kako se obračunava. Cijena iz nekog starog događaja ne vrijedi kao podatak.
Iznos za plaćanje i knjiženje nisu isto
Osobi koja odobrava pokažite koliko treba platiti i što ponuda kaže o PDV-u. Kako će vaša tvrtka knjižiti taj iznos pitajte računovodstvo. Mogući porezni tretman nije razlog da dio iznosa izostavite iz plana.
Kako se cijene prikazuju objašnjava stranica cijene i PDV. U tablici zapišite datum i verziju ponude, osobito ako se ponuda mijenja kad se promijeni program.
Česta pitanja
Smijem li gledati samo trošak po sudioniku?
Izračunajte ga tek kad imate ukupni budžet i napišite broj ljudi na kojem se temelji. Manji odaziv mijenja trošak po osobi, iako najam ostaje isti.
Što ako dodatak još nema cijenu?
Označite ga kao otvoren i tražite ponudu. Onome tko odobrava pošaljite poznati zbroj zajedno s popisom otvorenih stavki. Taj zbroj nije konačni budžet.
Zatražite ponudu za svoj popis
Preko kontakta pošaljite datum, vrijeme korištenja, broj ljudi i dodatke koje želite. Primljenu ponudu upišite u tablicu uz vlastite troškove. Na odobrenje pošaljite istu verziju koju namjeravate prihvatiti.
