Za usporedbu najma po satu i najma za cijeli dan prvo izračunajte koliko ćete vremena koristiti prostor. Predavanje može završiti prije nego što organizator spremi opremu. Cijena uspoređena samo prema trajanju programa zato može opisivati premalo sati.
ZagrebSpace ima satni i cjelodnevni najam dvorane. Aktualne cijene i uvjete pogledajte na stranici najam dvorane. Ovdje su koraci za usporedbu, bez prepisivanja iznosa ili vremenski ograničenih ponuda koje se mogu promijeniti.
Upišite stvarni početak i završetak korištenja
Kao početak zapišite vrijeme kada trebate ući radi pripreme. Kao završetak uzmite vrijeme kada možete predati prostor nakon spremanja. Između njih ostavite dolazak sudionika i pauze. Nemojte oduzimati pauzu od korištenja ako prostor i dalje trebate za materijale ili povratak grupe.
Ako organizirate sastanak s više govornika, pitajte svakog što mora provjeriti prije dolaska publike. Promjena računala ili demonstracija vlastite opreme može tražiti zasebnu pripremu. Provjerite uključuje li traženo razdoblje i tu provjeru, umjesto da je planirate prije početka najma.
Usporedite dvije ponude s jednakim sadržajem
Zatražite usporedbu satnog i cjelodnevnog najma za isti događaj. U obje varijante trebaju biti isti broj ljudi, oprema i dodatci. Tek tada razlika u cijeni govori nešto korisno o izboru trajanja. Iz ponude trebate vidjeti obuhvaćeno vrijeme i konačan obračun.
Satni najam razmotrite za program s jasnim početkom i završetkom. Cjelodnevni razmotrite kada u prostoru imate više blokova ili trebate dulje vrijeme pripreme. To su prijedlozi za planiranje. Slobodan termin, razdoblje koje pokriva pojedini najam i mogućnost promjene dogovorite za svoj događaj.
Odvojite najam od dodataka
Objavljeni popis uključene opreme obuhvaća projektor, Wi-Fi, flipcharte i markere te stolove i stolice. Korištenje aparata za espresso ne znači da je kava uključena. Neograničena samoposlužna kava plaća se po osobi. Hranu ili druge potrebe opišite u upitu i provjerite što ulazi u ponudu.
Napravite kratku usporedbu s redcima za najam, dodatke i ukupni iznos. Uz iznos bez PDV-a gledajte i ukupan iznos s PDV-om. Za objašnjenje prikaza cijena otvorite cijene i PDV. Dvije varijante usporedite na istoj osnovi, osobito kada ih netko drugi u tvrtki treba odobriti.
Uračunajte promjene programa prije odluke
Radionica s otvorenom raspravom može imati manje predvidiv završetak od predavanja. Ako postoji takva mogućnost, navedite je pri upitu. Tražite objašnjenje postupka ako vam zatreba više vremena. Produženje nemojte predstavljati sudionicima kao zajamčeno.
Za niz edukacija pošaljite cijeli popis željenih termina. Usporedba jednog dana ne opisuje nužno dogovor za cijeli niz. Pogledajte radionice i edukacije te označite koji su datumi obvezni, a za koje imate alternativu.
Pripremite podatke za usporedbu
U upit stavite datum, broj sudionika i vrijeme ulaska i izlaska. Navedite treba li vrijeme za postavljanje stolova ili vlastite opreme. Dodajte željene pauze i napišite želite li kavu.
Ako još sastavljate program, vodič za poslovnu radionicu pomoći će vam procijeniti koje aktivnosti zauzimaju prostor. Nakon toga zatražite ponudu preko kontakta i odluku donesite prema dogovorenom vremenu i ukupnom sadržaju najma.