Seminar je lakše organizirati kada najam dvorane tražite s nacrtom programa. Ne treba vam gotova prezentacija. Treba vam odgovor na pitanje što će sudionici raditi u prostoru i koliko će vam vremena trebati za pripremu. Ovaj vodič predlaže redoslijed planiranja, a detalje konkretnog najma dogovarate u ponudi.
Najprije odredite kome je seminar namijenjen
Zapišite tko dolazi i što treba ponijeti kući sa seminara. Uvodno predavanje za nove zaposlenike i stručna edukacija s vježbama traže drukčiji program. Ako polaznici trebaju pisati ili raditi na računalu, navedite to već u prvom upitu. Sam broj prijavljenih ne opisuje takav događaj dovoljno dobro.
Odvojite potvrđene sudionike od onih koje još očekujete. Organizatoru prostora pošaljite oba podatka i objasnite kada ćete imati precizniji broj. Tako možete razgovarati o prikladnom postavu bez predstavljanja procjene kao konačne prijave. Nemojte slati pozivnice s potvrđenim mjestom održavanja dok termin nije dogovoren.
Program pretvorite u vrijeme korištenja prostora
Na raspored upišite dolazak organizatora, provjeru prezentacije i ulazak sudionika. Zatim dodajte predavanja, pitanja i pauze. Posebno označite vrijeme nakon završetka programa za spremanje materijala. Najam treba obuhvatiti cijelo vrijeme koje vam je potrebno u prostoru.
Predloženi raspored pročitajte iz perspektive gosta koji dolazi prvi put. Treba li pronaći ulaz, prijaviti se ili preuzeti materijale? U pozivnicu uključite dogovorenu adresu i poveznicu na kontakt i dolazak. Upute za put provjerite neposredno prije slanja, umjesto da kopirate staru pozivnicu.
Postav i opremu dogovorite uz isti program
Dvorana u Gacka 16 ima 90 m², a objavljeni maksimum je do 70 ljudi, ovisno o postavu. Taj broj ne potvrđuje koliko ljudi može raditi za stolovima na vašem seminaru. Za takav raspored zatražite potvrdu uz opis aktivnosti.
Najam uključuje projektor, Wi-Fi, flipcharte i markere te stolove i stolice. Popis i fotografije pogledajte na stranici prostor i oprema. Za dodatne tehničke potrebe napišite što želite koristiti i tražite potvrdu. Pripremu računala prođite prema vodiču za prezentaciju.
Pauze planirajte kao dio programa
Označite kada ljudi mogu izaći iz dvorane i kada se vraćaju. Za kavu procijenite koliko će sudionika piti kavu tijekom pauza.
Kavu sudionici pripremaju sami na aparatima za espresso, koliko god žele, a plaća se po osobi. Uključeni su Lavazza kava u zrnu, mlijeko, šećer, štapići za miješanje, čaše i čišćenje. Važne prehrambene potrebe navedite u upitu bez pretpostavke da su svi dodatci dostupni.
Pošaljite upit koji se može pretvoriti u ponudu
Navedite željeni datum, broj ljudi i ukupno vrijeme korištenja prostora. U poruku uključite kratak program i napišite trebaju li stolovi svim sudionicima. Dodajte opremu koju donosite, želite li kavu i pitanja koja još nisu riješena.
Na stranici najam dvorane pogledajte ponudu pa pošaljite te podatke. Ako seminar ima više termina, koristite stranicu radionice i edukacije. Prije prihvaćanja ponude provjerite odgovara li dogovor onome što ste napisali u programu.