Virtualni ured ima smisla ako vam treba poslovna adresa i dogovorena obrada pošte, a posao i dalje radite drugdje. Prije odabira popišite gdje ćete adresu koristiti i tko prati dokumente. Adresu počnite koristiti tek kad su uvjeti potvrđeni.
Zamislite da već radite kod kuće za vlastitim stolom. Stol vam odgovara, ali poslovnu administraciju želite vezati uz drugu adresu. Tada vam ne treba novi stol. Treba vam jasan dogovor o adresi i o tome kako pošta stiže do vas.
Gdje se adresa danas pojavljuje
Napravite popis i ništa još ne mijenjajte. Ako tvrtka već postoji, pregledajte dokumente i račune koje koristite. Ako je nova, zapišite gdje će vam adresa trebati. U oba slučaja provjerite koje promjene i dokumente traže nadležna tijela ili ugovorne strane u vašem slučaju.
Popis neka obuhvati:
- Dokumente i evidencije tvrtke u kojima je navedeno sjedište.
- Podatke na računima i u korespondenciji s partnerima.
- Kontaktne podatke na web-stranici i drugim vlastitim kanalima.
- Pošiljatelje od kojih očekujete papirnate dokumente.
Uz svaku stavku napišite tko je provjerava i što treba potvrditi. Nova poslovna adresa sama ne briše kućnu adresu koja je već objavljena. Svaki izvor provjerite posebno.
Tko prati poštu dok vi radite
Rad od kuće ne znači da ste cijeli dan uz email. Kad ste na sastanku ili odsutni, netko ipak mora pregledati pristigle dokumente. Odredite odgovornu osobu i zamjenu te dogovorite kako dokument stiže računovodstvu ili kolegi.
Napišite kratak unutarnji postupak: gdje stiže obavijest ili sken, tko ga otvara i gdje se bilježi sljedeći korak. Za dokument s rokom provjerite postupak baš za tu vrstu dokumenta. Pružatelju virtualnog ureda ne pripisujte odgovornost koju niste ugovorili.
Paket birajte prema pristupu sadržaju
ZagrebSpace nudi virtualni ured u Gackoj 16 u Zagrebu. Basic uključuje adresu bez skeniranja pošte. Complete uključuje otvaranje, skeniranje i slanje pošte na email, preporučenu poštu i prosljeđivanje za uobičajenu količinu. Veći opseg dogovara se unaprijed.
Ako rijetko dolazite u Zagreb, pitajte kako biste došli do izvornika. Skeniranje ne rješava svaku potrebu za papirnatim dokumentom. Pitanja za taj razgovor nalaze se u vodiču o poslovnoj adresi i pošti.
Kratki plan prijelaza
U plan upišite od kada smijete koristiti adresu, koje dokumente trebate i kojim redom obavještavate poslovne kontakte. Početak korištenja ne izjednačavajte s danom kad ste poslali upit. Potvrđene uvjete spremite uz popis promjena.
Zapišite i tko prati poštu poslanu na staru adresu. S novim pružateljem potvrdite samo ono što on doista preuzima. Za uvjete sjedišta i djelatnosti prije promjene provjerite svoj slučaj kod nadležnog tijela ili stručne osobe.
Česta pitanja
Uključuje li virtualni ured radni stol?
Ne. Poslovna adresa nije najam radnog mjesta. Ako vam treba fizički prostor, navedite to posebno i tražite odgovarajuću ponudu.
Jamči li adresa registraciju moje djelatnosti?
Ne zaključujte to iz općeg opisa usluge. Provjerite uvjete za svoju djelatnost i tvrtku. Pružatelja pitajte što dobivate dogovorom, a nadležno tijelo što traži u vašem slučaju.
Zatražite ponudu prema načinu rada
Preko kontakta pošaljite razlog korištenja adrese, očekivanu poštu i trebate li skenove ili izvornike. Dodajte pitanja iz plana prijelaza. Odgovor usporedite s popisom prije nego promijenite poslovne podatke.
